¿Qué es EDI (Electronic Data Interchange)? 

Actualmente, uno de los objetivos de cualquier empresa es el ahorro en tiempo y en error. Por ello, cada vez es más usual la eliminación de documentos manuales y su sustitución en formatos electrónicos para dar facilidad a todo tipo de comunicación bidireccional entre empresas.

Múltiples países están comenzando a implementar esta tecnología en facturas, mandamiento de compras, manejo de préstamos o peticiones de presupuestos, entre otras materias del Data Science

Países como China, están comenzando a apostar por la factura electrónica, el gobierno de Jordania espera para los próximos meses el establecimiento de la factura electrónica, Albania pone en marcha la fiscalización electrónica B2B/B2C y Paraguay, entre otros, inicia el plan del sistema EKUATIA.

Todos ellos, experimentan un futuro en el que el principal papel de este tipo de tecnología es crucial.

El gobierno de España ha admitido el Plan de digitalización de pymes 2021-2025 en el que la integración de las tecnologías digitales en todo negocio pequeño o mediano de España actúe como principal recurso para superar retos pendientes y sobre todo, paliar con la actual crisis COVID-19.

Los patrones EDI determinan la ubicación y la estructura del conjunto de datos en un escrito.

Esta monitorización del negocio ofrece la oportunidad de distribuir los datos de una manera más rápida.

Actualmente, el empleo de un software de facturación electrónica fomenta la rapidez del procesamiento del dato. Por otro lado, una resolución más refinada pero menos habitual es el envío del documento vía correo electrónico. Este, permite el envío de mensajes a ordenadores conectados a otras redes en internet. Por contra, este proceso tiene bastantes puntos negativos, ya que el correo no está tipificado y salvo que proveedor y cliente no formalicen de alguna forma la transmisión de su comunicación, obliga al destinatario a que traduzca el escrito.

Es necesario destacar las desventajas del mecanismo tradicional, la utilización de papel. Primeramente, la tardanza. Escritos que se crean en ordenadores y que tratan datos a alta velocidad, después tienen retrasos al dar lugar al tratarse de manera manual en sociedades de correos.

La prestación que ofrece EDI permite la transmisión de la información a máquinas en vez de a personas. Vincula prácticas informáticas dentro de sistemas computacionales de las diferentes empresas.

La mayor parte de las organizaciones que implantan esta tecnología son socios que cambian bienes y servicios comerciales con bastante continuidad como redes de abastecimiento y redes B2B. 

La disposición de integración transforma a la comunicación EDI en la solución perfecta para optimar la gran mayoría de los trámites de dirección y administración. Debido a las mejoras por la implantación de esta tecnología hay un crecimiento de confidencialidad y seguridad. 

¿Cómo funciona esta tecnología?

1. Introducción de la información mediante el equipo interno de la organización.
2. Descompresión de los datos del total de bases de datos.
3. Reformulación de reportings de manera electrónica.
4. Mejora del software actual para la posibilidad de crear documentos totalmente preparados para su posterior transformación en formato EDI.
5. Implementación de interconexión para documentos EDI con software adquirido.

Transcripción de los Archivos en configuración EDI:

Después de la organización del conjunto de datos, llega la fase de añadirlos a un software preparado para la transcripción. De esta manera, se conseguirá la conversión en componentes aptos en el formato adecuado.  Para realizar toda la actividad, es necesario saber acerca del tema que se quiera abordar y posteriormente, llevar a cabo una corrección correcta de la información digital.

Como alternativa a este proceso, se podría contactar a un proveedor para la traducción. Se envía la información al proveedor de la prestación EDI y es quien realiza la transcripción de los datos para su recepción a los asociados comerciales.

Transmisión de EDI al socio del comercio:

Ya traducido todo escrito, comienza la fase de envío a los socios. Se decidirá la forma de comunicación con cada uno para el traspaso de la información. Existen diferentes opciones: 

1. Conexión utilizando AS2.
2. Conexión a un distribuidor de red EDI o VAN, empleando el protocolo elegido y teniendo seguridad en el proveedor para establecer relación con sus asociados comerciales. 
3. Composición de las dos conexiones, sometido por el socio propio y la cantidad de intercambios. 

Cuando el dato se encuentra en un lugar no adecuado, el archivo no se procesará de manera adecuada, así como la calidad de la información será nula. Por ello, es indispensable la utilización de modelos adecuados.

¿Por qué usan EDI las empresas?

¿Qué se necesita para hacer Intercambios Electrónicos de Datos?

Para implementar el Electronic Data Interchange se necesitan varios puntos clave:

El cambio de todo dato electrónico necesita de un lenguaje estipulado, igual para el destinatario como para quien envíe el mensaje. Existen varios estándares, algunos son X12, XML o EDIFACT.

Tanto quien escribe como quien recibe el mensaje ha de tener una solución afín a esta tecnología con la que gestionar y crear la información, de acuerdo al estándar en el que se centre cualquier tipo de intercambio.

Todo traspaso de información ha de ser seguro y totalmente adaptado a particularidades del tipo de transacción. Hay varias alternativas, la más desarrolladas son las redes de valor añadido (VAN). Se trata de redes comunicativas privatizadas con una nivelación de seguridad alta, observación y automatización para dar resultados correctos de expedición y acogida de distintos mensajes.

Electronic Data Interchange: Beneficios

1. Economización tanto de dinero como de tiempo monitorizando un procedimiento que se hacía con papel.


2. Alimenta el rendimiento y la eficacia. Se consigue un mayor procesamiento de datos informativos en un rango menor de tiempo y con una mayor profesionalidad.


3. La transmisión de datos en este formato minimiza el error. Además, asegura que la transmisión de toda información y todo dato se formatea de manera adecuada previamente a su paso a las aplicaciones de negocio.


4. La introducción de EDI perfecciona el rastreo y la producción de documentación. Toda información electrónica se debe incorporar con un abanico de modelos de TI para dar apoyo a la compilación, la visibilidad y al estudio de datos.


5. La monitorización genera experiencias del usuario eficaces. Ofrece la puesta en marcha de las operaciones, del mismo modo que la concesión a tiempo y honesta de productos y servicios.

A grandes empresas, esta tecnología permite la puesta en marcha de modelos entre asociados para conseguir beneficios en ambas partes.

A las pequeñas empresas, la incorporación del Intercambio Electrónico de Datos aporta una gran integración con extraordinarias organizaciones, las cuales disponen de presupuestos altos y bastante repercusión.

El futuro de EDI

1. Sensores de internet de las cosas. Integrados en el empacamiento de la remesa y asociados a transmisiones de información EDI para dar a conocer las características del envío a tiempo real.


2.  Ciencia de Blockchain. Los traspasos de mensajes pueden optar por dar una interpretación de la verdad, así ayudará a solventar cualquier problema de devolución.


3. Delegado de IA. Controla todos los acontecimientos y datos indispensables asociados al envío. También, reconoce algo que no tenga concordancia; delimita si es indispensable un reenvío, estudia el principio más eficaz de reemplazo y promueve nuevas remesas con un reembolso aprobado.

Caso práctico de Misumi USA

Un ejemplo de implantación es el caso de Misumi USA, empresa que ofrece elementos seguros y adaptados destinados a la industria manufacturera. A partir de la automatización electrónica, crea una experiencia del cliente sin enfrentamientos posibles.

El conjunto de retrasos en las transacciones de nuevos clientes dio lugar a la transformación de todos los pedidos por teléfono, fax y correo electrónico totalmente compatibles con la tecnología EDI. La necesidad de automatización y actualización al sistema electrónico ha supuesto un gran avance para la compañía.

Misumi USA llevó a cabo una resolución de comercio IBM Sterling para llegar a objetivos tales como la integración más rápida de clientes y la automatización de la modificación documentos de encargos para conseguir una relación con el cliente más cercana.

1. 143 cuentas de usuarios en solo cuatro meses, gracias a su integración en red de comercio electrónico.


2. Mayor porcentaje de atención del equipo interno hacia el usuario, debido al formato de cada pedido.


3. Aceleración de pedidos de usuarios sin tecnología EDI para la transformación de cualquier tipo de información sea una llamada telefónica o un fax a formato EDI.

Conclusión

Al reflexionar acerca de procesos de automatización de fábricas, se viene a la cabeza un conjunto de robots en procesos de montaje.  No obstante, la creación de otros artículos como alimentos embalados o teléfonos inteligentes no existirían sin la integración de la automatización y la velocidad en todo producto.

Cada vez son más las empresas con este tipo de tecnología implementada en su sistema, se reduce todo problema relacionado con transacciones, da la oportunidad de realizar modificaciones para conseguir el requerimiento exacto y se realiza de la manera más rápida posible, el conjunto de actualizaciones llevará al éxito a toda compañía.