驴Qu茅 es EDI (Electronic Data Interchange)?聽
Actualmente, uno de los objetivos de cualquier empresa es el ahorro en tiempo y en error. Por ello, cada vez es m谩s usual la eliminaci贸n de documentos manuales y su sustituci贸n en formatos electr贸nicos para dar facilidad a todo tipo de comunicaci贸n bidireccional entre empresas.
M煤ltiples pa铆ses est谩n comenzando a implementar esta tecnolog铆a en facturas, mandamiento de compras, manejo de pr茅stamos o peticiones de presupuestos, entre otras materias del Data Science
Pa铆ses como China, est谩n comenzando a apostar por la factura electr贸nica, el gobierno de Jordania espera para los pr贸ximos meses el establecimiento de la factura electr贸nica, Albania pone en marcha la fiscalizaci贸n electr贸nica B2B/B2C y Paraguay, entre otros, inicia el plan del sistema EKUATIA.
Todos ellos, experimentan un futuro en el que el principal papel de este tipo de tecnolog铆a es crucial.
El gobierno de Espa帽a ha admitido el Plan de digitalizaci贸n de pymes 2021-2025 en el que la integraci贸n de las tecnolog铆as digitales en todo negocio peque帽o o mediano de Espa帽a act煤e como principal recurso para superar retos pendientes y sobre todo, paliar con la actual crisis COVID-19.
El Intercambio Electr贸nico de Datos (EDI) refiere al conjunto de mensajes entre organizaciones a trav茅s de escritos en un formato com煤n entre modelos computarizados, los cuales pueden ser: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc.
Dicho de otro modo, Electronic Data Interchange no es m谩s que una聽transmisi贸n de datos entre compa帽铆as, mediante la cual, la comunicaci贸n se desplaza de manera directa desde un sistema inform谩tico de una organizaci贸n al sistema de otra empresa.
Los patrones EDI determinan la ubicaci贸n y la estructura del conjunto de datos en un escrito.
Esta monitorizaci贸n del negocio ofrece la oportunidad de distribuir los datos de una manera m谩s r谩pida.
Actualmente, el empleo de un software de facturaci贸n electr贸nica fomenta la rapidez del procesamiento del dato. Por otro lado, una resoluci贸n m谩s refinada pero menos habitual es el env铆o del documento v铆a correo electr贸nico. Este, permite el env铆o de mensajes a ordenadores conectados a otras redes en internet. Por contra, este proceso tiene bastantes puntos negativos, ya que el correo no est谩 tipificado y salvo que proveedor y cliente no formalicen de alguna forma la transmisi贸n de su comunicaci贸n, obliga al destinatario a que traduzca el escrito.
Es necesario destacar las desventajas del mecanismo tradicional, la utilizaci贸n de papel. Primeramente, la tardanza. Escritos que se crean en ordenadores y que tratan datos a alta velocidad, despu茅s tienen retrasos al dar lugar al tratarse de manera manual en sociedades de correos.
La prestaci贸n que ofrece EDI permite la transmisi贸n de la informaci贸n a m谩quinas en vez de a personas. Vincula pr谩cticas inform谩ticas dentro de sistemas computacionales de las diferentes empresas.
La mayor parte de las organizaciones que implantan esta tecnolog铆a son socios que cambian bienes y servicios comerciales con bastante continuidad como redes de abastecimiento y redes B2B.聽
La disposici贸n de integraci贸n transforma a la comunicaci贸n EDI en la soluci贸n perfecta para optimar la gran mayor铆a de los tr谩mites de direcci贸n y administraci贸n. Debido a las mejoras por la implantaci贸n de esta tecnolog铆a hay un crecimiento de confidencialidad y seguridad.聽
驴C贸mo funciona esta tecnolog铆a?
- Introducci贸n de la informaci贸n mediante el equipo interno de la organizaci贸n.
- Descompresi贸n de los datos del total de bases de datos.
- Reformulaci贸n de reportings de manera electr贸nica.
- Mejora del software actual para la posibilidad de crear documentos totalmente preparados para su posterior transformaci贸n en formato EDI.
- Implementaci贸n de interconexi贸n para documentos EDI con software adquirido.
Transcripci贸n de los Archivos en configuraci贸n EDI:
Despu茅s de la organizaci贸n del conjunto de datos, llega la fase de a帽adirlos a un software preparado para la transcripci贸n. De esta manera, se conseguir谩 la conversi贸n en componentes aptos en el formato adecuado.聽 Para realizar toda la actividad, es necesario saber acerca del tema que se quiera abordar y posteriormente, llevar a cabo una correcci贸n correcta de la informaci贸n digital.
Como alternativa a este proceso, se podr铆a contactar a un proveedor para la traducci贸n. Se env铆a la informaci贸n al proveedor de la prestaci贸n EDI y es quien realiza la transcripci贸n de los datos para su recepci贸n a los asociados comerciales.
Transmisi贸n de EDI al socio del comercio:
Ya traducido todo escrito, comienza la fase de env铆o a los socios. Se decidir谩 la forma de comunicaci贸n con cada uno para el traspaso de la informaci贸n. Existen diferentes opciones:聽
- Conexi贸n utilizando AS2.
- Conexi贸n a un distribuidor de red EDI o VAN, empleando el protocolo elegido y teniendo seguridad en el proveedor para establecer relaci贸n con sus asociados comerciales.聽
- Composici贸n de las dos conexiones, sometido por el socio propio y la cantidad de intercambios.聽
Cuando el dato se encuentra en un lugar no adecuado, el archivo no se procesar谩 de manera adecuada, as铆 como la calidad de la informaci贸n ser谩 nula. Por ello, es indispensable la utilizaci贸n de modelos adecuados.
驴Por qu茅 usan EDI las empresas?
Las organizaciones utilizan EDI en momentos tales como:
- Los implicados en el cambio tienen en com煤n un acuerdo determinado, conciso y usual sobre toda transacci贸n y prestaci贸n; la interpretaci贸n del dato puede ser mediante un mapeo sobre mensajes ordenados.
- Un empleo tradicional de EDI es la automatizaci贸n de acciones de reciprocidad entre un 谩rea y una empresa externa o entre varias partes de una misma empresa, ambos adoptando individualmente el mecanismo de informaci贸n y las m煤ltiples maneras de exponer datos similares. Sin embargo, en un departamento es posible la existencia de unidades que poseen sus particulares dominios de aplicaci贸n impuestos en los diversos sistemas de informaci贸n y su necesidad por la automatizaci贸n del traspaso de datos a trav茅s de EDI.
La presencia del total de mensajes estipulados de forma internacional es el punto m谩s importante para la automatizaci贸n de los mecanismos comerciales.
Un ejemplo de la utilizaci贸n del Intercambio Electr贸nico de Datos es un nuevo modelo de proveedor para un 谩rea amplia con negocios agrupados. El empleo de esta tecnolog铆a en la escena 1 es la adecuada para la motorizaci贸n de los traspasos entre la entidad de compras y distribuidores externos.
驴Qu茅 se necesita para hacer Intercambios Electr贸nicos de Datos?
Para implementar el Electronic Data Interchange se necesitan varios puntos clave:
Lenguaje Patr贸n
El cambio de todo dato electr贸nico necesita de un lenguaje estipulado, igual para el destinatario como para quien env铆e el mensaje. Existen varios est谩ndares, algunos son X12, XML o EDIFACT.
Software EDI
Tanto quien escribe como quien recibe el mensaje ha de tener una soluci贸n af铆n a esta tecnolog铆a con la que gestionar y crear la informaci贸n, de acuerdo al est谩ndar en el que se centre cualquier tipo de intercambio.
Red de Comunicaciones
Todo traspaso de informaci贸n ha de ser seguro y totalmente adaptado a particularidades del tipo de transacci贸n. Hay varias alternativas, la m谩s desarrolladas son las redes de valor a帽adido (VAN). Se trata de redes comunicativas privatizadas con una nivelaci贸n de seguridad alta, observaci贸n y automatizaci贸n para dar resultados correctos de expedici贸n y acogida de distintos mensajes.
Electronic Data Interchange: Beneficios
- Economizaci贸n tanto de dinero como de tiempo monitorizando un procedimiento que se hac铆a con papel.
- Alimenta el rendimiento y la eficacia. Se consigue un mayor procesamiento de datos informativos en un rango menor de tiempo y con una mayor profesionalidad.
- La transmisi贸n de datos en este formato minimiza el error. Adem谩s, asegura que la transmisi贸n de toda informaci贸n y todo dato se formatea de manera adecuada previamente a su paso a las aplicaciones de negocio.
- La introducci贸n de EDI perfecciona el rastreo y la producci贸n de documentaci贸n. Toda informaci贸n electr贸nica se debe incorporar con un abanico de modelos de TI para dar apoyo a la compilaci贸n, la visibilidad y al estudio de datos.
- La monitorizaci贸n genera experiencias del usuario eficaces. Ofrece la puesta en marcha de las operaciones, del mismo modo que la concesi贸n a tiempo y honesta de productos y servicios.
A grandes empresas, esta tecnolog铆a permite la puesta en marcha de modelos entre asociados para conseguir beneficios en ambas partes.
A las peque帽as empresas, la incorporaci贸n del Intercambio Electr贸nico de Datos aporta una gran integraci贸n con extraordinarias organizaciones, las cuales disponen de presupuestos altos y bastante repercusi贸n.
El futuro de EDI
- Sensores de internet de las cosas. Integrados en el empacamiento de la remesa y asociados a transmisiones de informaci贸n EDI para dar a conocer las caracter铆sticas del env铆o a tiempo real.
- 聽Ciencia de Blockchain. Los traspasos de mensajes pueden optar por dar una interpretaci贸n de la verdad, as铆 ayudar谩 a solventar cualquier problema de devoluci贸n.
- Delegado de IA. Controla todos los acontecimientos y datos indispensables asociados al env铆o. Tambi茅n, reconoce algo que no tenga concordancia; delimita si es indispensable un reenv铆o, estudia el principio m谩s eficaz de reemplazo y promueve nuevas remesas con un reembolso aprobado.
Caso pr谩ctico de Misumi USA
Un ejemplo de implantaci贸n es el caso de Misumi USA, empresa que ofrece elementos seguros y adaptados destinados a la industria manufacturera. A partir de la automatizaci贸n electr贸nica, crea una experiencia del cliente sin enfrentamientos posibles.
驴Cu谩l fue su reto?
El conjunto de retrasos en las transacciones de nuevos clientes dio lugar a la transformaci贸n de todos los pedidos por tel茅fono, fax y correo electr贸nico totalmente compatibles con la tecnolog铆a EDI. La necesidad de automatizaci贸n y actualizaci贸n al sistema electr贸nico ha supuesto un gran avance para la compa帽铆a.
Transformaci贸n
Misumi USA llev贸 a cabo una resoluci贸n de comercio IBM Sterling para llegar a objetivos tales como la integraci贸n m谩s r谩pida de clientes y la automatizaci贸n de la modificaci贸n documentos de encargos para conseguir una relaci贸n con el cliente m谩s cercana.
Resultados obtenidos
- 143 cuentas de usuarios en solo cuatro meses, gracias a su integraci贸n en red de comercio electr贸nico.
- Mayor porcentaje de atenci贸n del equipo interno hacia el usuario, debido al formato de cada pedido.
- Aceleraci贸n de pedidos de usuarios sin tecnolog铆a EDI para la transformaci贸n de cualquier tipo de informaci贸n sea una llamada telef贸nica o un fax a formato EDI.
Conclusi贸n
Al reflexionar acerca de procesos de automatizaci贸n de f谩bricas, se viene a la cabeza un conjunto de robots en procesos de montaje.聽 No obstante, la creaci贸n de otros art铆culos como alimentos embalados o tel茅fonos inteligentes no existir铆an sin la integraci贸n de la automatizaci贸n y la velocidad en todo producto.
Cada vez son m谩s las empresas con este tipo de tecnolog铆a implementada en su sistema, se reduce todo problema relacionado con transacciones, da la oportunidad de realizar modificaciones para conseguir el requerimiento exacto y se realiza de la manera m谩s r谩pida posible, el conjunto de actualizaciones llevar谩 al 茅xito a toda compa帽铆a.
